Dotyczy realizacji programu „Aktywna tablica”.

Szanowni Państwo,

W związku z zawarciem umowy z Wojewodą Małopolskim na dofinansowanie realizacji zadania pn. „Aktywna tablica” w najbliższych dniach otrzymacie Państwo zwiększenie planów finansowych o środki potrzebne za realizację tego zadania przez szkołę.

Środki są przeznaczone na zakup pomocy dydaktycznych o które wnioskowaliście Państwo we wrześniu br. Przypominam przy okazji, że kupować można wyłącznie ten sprzęt który został wskazany we wniosku (co do liczby sztuk i rodzaju). Niedopuszczalne jest nabywanie innych pomocy, ponieważ dofinansowanie zostało Państwu przyznane wyłącznie na to, co zostało ujęte we wniosku.

Jednocześnie przypominamy, że zgodnie z dokumentami programowymi kupowany sprzęt musi spełniać następujące warunki:

1) Posiadać deklarację CE,

2) Posiadać certyfikat ISO 9001 dla producenta,

3) W przypadku zakupu danego rodzaju pomocy dydaktycznych w więcej niż 1 egzemplarzu, powinny one pochodzić od jednego producenta,

4) Komplet urządzeń i oprogramowania do obsługi pomocy dydaktycznych danego rodzaju powinien pochodzić od jednego dostawcy,

5) Pomoce powinny być fabrycznie nowe (wyprodukowane nie wcześniej niż 9 miesięcy przed dostawą) i wolne od obciążeń prawami osób trzecich,

6) Pomoce powinny posiadać niezbędne instrukcje i materiały dotyczące użytkowania w języku polskim,

7) Gwarancja udzielona przez producenta/dostawcę powinna być na okres nie krótszy niż 2 lata.

W celu zachowania przejrzystości dokonywanych zakupów zalecamy Państwu zastosowanie się do następującego sposobu postępowania przy zamawianiu sprzętu:

- należy przeprowadzić rozpoznanie rynku poprzez zebranie minimum 3 ofert (może być w formie elektronicznej). Zebrane oferty należy pozostawić w dokumentacji szkolnej dla celów kontrolnych.

- spośród pozyskanych ofert należy wybrać najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę zarówno cenę jak i ewentualnie inne kryteria (np. długość gwarancji itp.)

- na koniec należy sporządzić protokół z procesu wyboru oferenta podpisany przez dyrektora szkoły

Umowa zawarta z wykonawcą ma obejmować montaż i przeszkolenie z dostarczonego sprzętu, aczkolwiek usługi te nie mogą być ujęte na fakturze za zakup sprzętu.

Dane do faktur:

- nabywca Gmina Miejska Kraków (NIP – 676 101 37 17, adres: pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków).

- jednostka odbierająca: szkoła (należy podać nazwę i adres szkoły, natomiast nie podajemy NIP-u szkoły !).

Należy pamiętać, aby koszty pokrywać w sposób proporcjonalny, tj. 80% to środki z dotacji z budżetu państwa, a 20% wkład własny GMK. Wartość kupowanego sprzętu nie może przekroczyć przyznanej Państwu kwoty (łącznie: dotacja + wkład własny GMK).

Na opisie faktury muszą znaleźć się następujące elementy:

- nazwa zadania publicznego (Rządowy program rozwijania szkolnej infrastruktury oraz kompetencji uczniów i nauczycieli w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych – „Aktywna tablica”),
- data zawarcia umowy z Wojewodą (27 października 2017 r.), informacja w jakiej wysokości i z jakich środków została pokryta wydatkowana kwota.

Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych w ramach dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków, jak też ze środków własnych GMK. Dowody księgowe należy opisywać z uwzględnieniem art. 39 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Prawidłowo opisane faktury, wraz z dowodami płatności, należy złożyć w Wydziale Edukacji (pok. 512, ul. Stachowicza 18) w terminie do 5 stycznia 2018 r.

Dotacja z programu musi zostać bezwzględnie wydana w tym roku kalendarzowym, a niewykorzystane środki należy zwrócić na rachunek z którego otrzymacie Państwo dotację, najpóźniej w terminie do 28 grudnia 2017 r. Jednocześnie proszę o przesłanie w tym samym terminie informacji mailowej o kwocie zwrotu oraz przyczynie niewykorzystania całości dotacji (informacja na adres dominika.kaszuba@um.krakow.pl)